Деятельность Отдела делопроизводства и архива, координации библиотекарского фонда направлена на:
- Обеспечение качественного делопроизводства в Университете;
- поддержку обучения в Университете, обеспечение доступа к знаниям и информации путем организации библиотечного фонда в соответствии с профилем Университета.
Руководитель отдела : Соловьев Роман Геннадьевич
К задачам деятельности Отдела относятся:
- Обработка, прием, регистрация, учет, хранение, своевременная доставка и рассылка по назначению поступающей и отправляемой корреспонденции;
- Оформление, выпуск, учет, тиражирование, копирование приказов ректора Университета;
- Обеспечение своевременного рассмотрения входящей документации, представляемой для доклада ректору Университета;
- Изготовление и учет бланков документов, обеспечение их изготовления, изготовление печатей и штампов для структурных подразделений Университета;
- Контроль за сроками исполнения документов, их правильного оформления и за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;
- Обеспечение методического руководства по организации работы с документами в Университете;
- Методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях Университета, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;
- Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
- Разработка инструкции по делопроизводству в Университете и ее внедрение;
- Формирование сводной номенклатуры дел Университета;
- Обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней;
- Содействие достижению высокого качества обучения путем эффективного управления и качественного формирования библиотечного фонда;
- Мониторинг востребованности информационных ресурсов
- Работа по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов (описей, картотек, обзоров, справок);
- Оформление учетных документов (книг учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листов фондов);
- Организация использования документов (информирование работников о составе и содержании документов архива; выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов для служебного и научного использования, для работы в помещении архива);
- Контроль за своевременностью поступления в архив, законченных делопроизводством документов, в соответствии с утвержденной номенклатурой;
- Работа по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;
- Работа по восстановлению документов;
- Учет количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;
- Составление установленной отчетности (Паспорт архива, карточки фондов).